https://www.fradeo.com/fr/candidats/offres-emploi-franco-allemandes/administrativer-koordinator-m-w-d-assistenz-m-w-d-in-vollzeit
GFA Consulting Group
Der Administrative Koordinator / Assistent (m/w/d) ist der zentrale Ansprechpartner (m/w/d) der Fachabteilung. Die Hauptaufgaben liegen in der Unterstützung unserer Consultants bei der Akquise neuer Projekte sowie bei der Betreuung und Koordination laufender Projekte und der Erledigung anfallender Büroaufgaben.
Job description
- Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte
- Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen und Experten
- Layoutprüfung/Formatieren und sprachliche Überarbeitung der Angebote
- Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (GIZ, EU, KFW, …) und Abgabefristen
- Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte
- Ansprechpartner/in für Konsortialpartner und Kurzzeitexperten für administrative Angelegenheiten
- Monitoring des Teamleiters(TL)-Budgets und des Abflusses der Expertentage
- Unterstützung bei der Vorbereitung der Schätzung des Mittelabflusses
- Prüfung von Rechnungen, Timesheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen
- Organisation von Sitzungen / Veranstaltungen und Terminmanagement
- Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge,…)
- Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume
Qualifications
- Abgeschlossenes Bachelorstudium mit sprachlicher Ausrichtung mit erster Berufserfahrung oder abgeschlossene Berufsausbildung (Fremdsprachenkorrespondenz (m/w/d), Europaassistenz (m/w/d), Europakauffrau (m/w/d), …)
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Sehr gute Kenntnisse in Französisch
- Sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen MS- Office-Produkten (insbes. Word) sowie im Umgang mit Datenbanken
- Erfahrung im Bereich Assistenz/Office Management/Backoffice wünschenswert
- Betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse und / oder Erfahrungen im Bereich von Fördergeldern, Drittmittelverwaltung sind für weitere optionale Aufgaben von Vorteil
- Hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
- Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu bewahren, Fristen einzuhalten und pragmatische Entscheidungen zu treffen
- Aufgeschlossene und kommunikationsstarke Persönlichkeit
Wir bieten
- eine lebendige und kollegiale Unternehmenskultur;
- ein umfangreiches betriebliches und persönliches Weiterbildungsangebot;
- attraktive Zusatzleistungen wie Jobticket, KITA Zuschuss, Förderung von Sport- und Gesundheitsmaßnahmen, flexible Arbeitszeiten;
- ein firmenweites Nachhaltigkeitskonzept;
- Veranstaltungen für und mit Mitarbeitern.