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Institut français d'Allemagne - Sekretär*in (m/w/d)
- Berlin (Stadt)
- 30 janvier 2023
- Réf. FRDJOB2022113015174852
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Institut français d'Allemagne
Die Aufgabe des Institut français in Deutschland besteht darin, die deutsch-französischen Beziehungen auf kultureller, sprachlicher und akademischer Ebene zu fördern und die französische Sprache und Kultur zu verbreiten.
Allgemeine Informationen
Dauer: Befristeter Arbeitsvertrag (12 Monate, 1x verlängerbar, dann Entfristung möglich)
Wöchentliches Stundenvolumen: 38,5 Stunden
Vergütung (oder Bonus): 2 352,48 € * 13 Monate
Wöchentliches Stundenvolumen: 38,5 Stunden
Vergütung (oder Bonus): 2 352,48 € * 13 Monate
Unter der Aufsicht der Leiterin / Verantwortlichen des Referats für Bildungs- und Sprachkooperation ist der/die Sekretär*in des BCLE in seinem/ihrem Referat hauptsächlich für folgende Aufgaben und Tätigkeiten zuständig:
- Telefondienst, Bearbeitung der an bcle@institutfrancais.de gerichteten E-Mails und der Post
- Verwaltung des Terminkalenders und Vorbereitung der internen und externen Termine des BCLE
- Hilfe beim Verfassen und Formatieren von Schreiben, Noten, Verwaltungsdokumenten, Vereinbarungen, Einladungslisten, Dankesbriefen, Berichten und einfachen Übersetzungen
- logistische Organisation und Begleitung der Dienstreisen von Mitarbeiter*innen des Referats (Vorbereitung der Reisen und Aufstellung der Kosten des BCLE)
Haushaltsplan und Buchhaltung betreffende Aufgaben:
- Budgetkontrolle
- Überprüfung der Verträge, Vereinbarungen und Rechnungen im Zuge der Buchhaltung
- Unterstützung bei der administrativen und logistischen Organisation von Veranstaltungen im Bereich der Bildungs- und Sprachkooperation sowie Empfang von Delegationen in der Botschaft (z. B. zum Joseph-Rovan-Preis, im Zusammenhang mit Sportveranstaltungen usw.)
- Unterstützung bei der zentralen Verwaltung des DELF scolaire, DELF scolaire intégré, DELF Prim, DELF Junior, DELF tout public (TP) und DALF, um den reibungslosen Ablauf der jährlich 15 Prüfungsdurchgänge in den 24 aktiven Prüfungszentren zu gewährleisten
- Erstellung von Prüfungsdurchgängen im Anmeldetool, Bereitstellung der Themen, Weiterleitung der Kostenübersichten an France Éducation international (FEI) und der Rechnungen von FEI an die Prüfungszentren, Empfang und Versendung von Diplomen und Bearbeitung der von den Prüfungszentren gestellten Anträge auf Neuausstellung
- Unterstützung bei der Verwaltung von Vorgängen auf der GAEL-Plattform, insbesondere der Fortbildungen für Prüfer*innen (Eintragung der Anfragen von den Prüfungszentren und, nach der Fortbildung, Überprüfung der Ergebnisse sowie deren Einreichung bei FEI)
- Aktualisierung der Webseiten der Prüfungszentren
- Verwaltung der E-Mail-Adresse delf.zentrale@institutfrancais.de
Unterstützung bei der Koordination der verschiedenen Sprachzertifikate (TCF, TEF, DELF-DALF TP), in Verbindung mit der zentralen Sprachkursabteilung:
- Übermittlung von Kalenderdaten, die für die Programmierung, Überwachung und Planung von Kommunikationskampagnen nützlich sind; Vervollständigung der Dashboards mithilfe der Software Arc-en-ciel und der DELF-Plattform; Gewährleistung der Kundenbetreuung, Beantwortung der über die Webseite des Institut français Deutschlands gestellten Anfragen.
- Begleitung der Abläufe im Vorfeld der Verleihung der Palmes académiques: Weiterleitung der Unterlagen, die im Zuge des Vorschlags von Personen für die Auszeichnung eingereicht werden
- Punktuelle Vertretung des Sekretariats des Botschaftsrats für Kultur und Medien/Direktors des Institut français Deutschland
Anforderungen
- gute Kenntnisse der Strategie des BCLE
- sicherer Umgang mit den Office-Anwendungen Excel und Word
- sehr gute Kenntnisse der deutschen und der französischen (Niveau C1) Sprache in Wort und Schrift
- Organisationsvermögen, Sorgfalt
- Freude am Umgang mit Menschen
- Eigenständigkeit
- hohe Dienstbereitschaft
