https://www.fradeo.com/de/kandidaten/deutsch-franzoesische-stellenangebote/burokoordinator-in-generalsekretariat
OFAJ-DFJW
Hauptaufgaben (in enger Zusammenarbeit mit dem*der Bürokoordinator*in Paris):
- Koordination des Büros des Generalsekretariats in Berlin, einschließlich Terminplanung und –vorbereitung für die Generalsekretär*innen in Deutschland
- Vor- und Nachbereitung der Gremiensitzungen (Beirat und Verwaltungsrat) in Absprache mit den Generalsekretär*innen und in Zusammenarbeit mit dem*der Bürokoordinator*in des Generalsekretariats in Paris (Sitzungsunterlagen, Protokoll, Koordination des Aktions- und/oder Orientierungsplans)
- Inhaltliche Vorbereitung und strategische Beratung der Arbeit der Generalsekretär*innen in Deutschland, einschließlich Termin- und Sitzungskoordination
- Vor-und Nachbereitung der Leitungssitzungen des Generalsekretariats mit den Referatsleitungen
- Unterstützung der Generalsekretär*innen gegenüber strategischen Partnern
- Kontrolle über die Verfahrensabläufe der Aktualisierung der Richtlinien in Kooperation mit dem Referat „Finanzen, Personal und Verwaltung“
- Budgetverwaltung des Generalsekretariats am Standort Berlin
- Verfassen von offiziellen Schreiben, Vermerken, Sitzungsvorlagen und Gesprächsprotokollen
- Unterstützung und strategische Beratung der Generalsekretär*innen in der Zusammenarbeit mit Partnern
- Koordination und Verfassen von Redeentwürfen sowie Sprechzetteln für Vorträge des Generalsekretariats in Zusammenarbeit mit den Referaten
- Beobachtung und Analyse der politischen und institutionellen Entwicklungen der deutsch-französischen Beziehungen
- Koordinierung referatsübergreifender Themen
- Fachliche Betreuung der Assistenz und der Praktikant*innen im Generalsekretariat am Standort Berlin
- Gelegentliche Repräsentation des DFJW bei externen Sitzungen, Veranstaltungen und gegenüber Partnern
Erforderliche Kenntnisse und Fähigkeiten:
- Exzellente Kenntnisse der deutschen und der französischen Sprache in Wort und Schrift (Deutsch – Muttersprachniveau, Französisch - mindestens Niveau C1 des europäischen Referenzrahmens)
- Starke redaktionelle Kompetenz und Organisationstalent
- Hochschulabschluss auf Masterniveau in einem arbeitsrelevanten Umfeld
- Hohes Interesse an Politik und Gesellschaft, insbesondere in der Jugend-, Bildungs-, Kultur- und Europapolitik
- Diplomatisches Auftreten, Interesse an protokollarischen Abläufen
- Teamfähigkeit
- Kenntnisse in der Haushaltsführung
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office
- Gewissenhaftigkeit, hoher Grad an Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit
- Schnelles Reaktionsvermögen und Flexibilität
- Bereitschaft zu Dienstreisen in Deutschland und Frankreich