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Bürokoordinator*in Generalsekretariat

  • Berlin (Stadt)
  • 21. Dezember 2021
  • Ref. FRDJOB2021122109433902
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OFAJ-DFJW

Das Deutsch-Französische Jugendwerk (DFJW) ist eine internationale Organisation im Dienst der deutsch-französischen Zusammenarbeit, mit drei Standorten in Berlin, Paris und Saarbrücken. Es wurde 1963 im Zuge des deutsch-französischen Freundschaftsvertrages gegründet. Das DFJW hat den Auftrag, dem Dialog zwischen jungen Menschen aus Deutschland und Frankreich neue Impulse im Rahmen eines erweiterten Europas zu verleihen.

Das Deutsch-Französische Jugendwerk (DFJW) sucht für das Generalsekretariat in Berlin eine*n  Bürokoordinator*in Generalsekretariat.
 
Die Vollzeitstelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen. Die Vergütung (13. Monatsgehalt, Verpflegungszuschuss, jährliche Gehaltserhöhungen nach Dienstzugehörigkeit sowie familienbezogene Leistungen) und Arbeitsbedingungen richten sich nach dem Personalstatut des DFJW.

Hauptaufgaben (in enger Zusammenarbeit mit dem*der Bürokoordinator*in Paris):

Organisation
  • Koordination des Büros des Generalsekretariats in Berlin, einschließlich Terminplanung und –vorbereitung für die Generalsekretär*innen in Deutschland
  • Vor- und Nachbereitung der Gremiensitzungen (Beirat und Verwaltungsrat) in Absprache mit den Generalsekretär*innen und in Zusammenarbeit mit dem*der Bürokoordinator*in des Generalsekretariats in Paris (Sitzungsunterlagen, Protokoll, Koordination des Aktions- und/oder Orientierungsplans) 
  • Inhaltliche Vorbereitung und strategische Beratung der Arbeit der Generalsekretär*innen in Deutschland, einschließlich Termin- und Sitzungskoordination 
  • Vor-und Nachbereitung der Leitungssitzungen des Generalsekretariats mit den Referatsleitungen 
  • Unterstützung der Generalsekretär*innen gegenüber strategischen Partnern 
  • Kontrolle über die Verfahrensabläufe der Aktualisierung der Richtlinien in Kooperation mit dem Referat „Finanzen, Personal und Verwaltung“
  • Budgetverwaltung des Generalsekretariats am Standort Berlin 
Inhaltliche Arbeit
  • Verfassen von offiziellen Schreiben, Vermerken, Sitzungsvorlagen und Gesprächsprotokollen
  • Unterstützung und strategische Beratung der Generalsekretär*innen in der Zusammenarbeit mit Partnern
  • Koordination und Verfassen von Redeentwürfen sowie Sprechzetteln für Vorträge des Generalsekretariats in Zusammenarbeit mit den Referaten
  • Beobachtung und Analyse der politischen und institutionellen Entwicklungen der deutsch-französischen Beziehungen
  • Koordinierung referatsübergreifender Themen 
  • Fachliche Betreuung der Assistenz und der Praktikant*innen im Generalsekretariat am Standort Berlin  
Repräsentation
  • Gelegentliche Repräsentation des DFJW bei externen Sitzungen, Veranstaltungen und gegenüber Partnern

Erforderliche Kenntnisse und Fähigkeiten:

  • Exzellente Kenntnisse der deutschen und der französischen Sprache in Wort und Schrift (Deutsch – Muttersprachniveau, Französisch - mindestens Niveau C1 des europäischen Referenzrahmens)
  • Starke redaktionelle Kompetenz und Organisationstalent 
  • Hochschulabschluss auf Masterniveau in einem arbeitsrelevanten Umfeld
  • Hohes Interesse an Politik und Gesellschaft, insbesondere in der Jugend-, Bildungs-, Kultur- und Europapolitik
  • Diplomatisches Auftreten, Interesse an protokollarischen Abläufen
  • Teamfähigkeit
  • Kenntnisse in der Haushaltsführung
  • Sehr gute Kenntnisse in MS Office 
  • Gewissenhaftigkeit, hoher Grad an Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit
  • Schnelles Reaktionsvermögen und Flexibilität
  • Bereitschaft zu Dienstreisen in Deutschland und Frankreich

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