https://www.fradeo.com/de/kandidaten/deutsch-franzoesische-stellenangebote/administrativer-koordinator-assistent-m-w-d
GFA Consulting Group
als ein führendes europäisches Beratungsunternehmen in der Internationalen Zusammenarbeit. Seit 1982 hat die GFA Consulting Group GmbH, zahlreiche Projekte und Studien in über 130 Ländern zu Themen von globaler Bedeutung durchgeführt. Wir setzen uns dafür ein, das Leben der Menschen weltweit zu verbessern, indem wir staatliche und nichtstaatliche Akteure beraten.
Deine Aufgaben:
- Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte
- Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen und Expert:innen
- Layout Prüfung/Formatieren und teilweise sprachliche Überarbeitung der Angebote
- Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (v.a. GIZ, EU) und Abgabefristen
- Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte
- Ansprechpartner:in für Konsortialpartner, Expert:innen für administrative Angelegenheiten
- Prüfung von Rechnungen, Time Sheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen
- Organisation von Sitzungen, Veranstaltungen und Terminmanagement
- Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge…)
- Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume
Fachliche/persönliche Anforderungen:
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (Bürokauffrau/mann, Fremdsprachenkorrespondenz, Europaassistenz …) oder Bachelorstudium mit erster relevanter Berufserfahrung
- Sehr gute Englisch-, Französisch- und/oder Spanischkenntnisse sowie gute Deutschkenntnisse
- Sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen MS- Office-Produkten (insbes. Word) sowie im Umgang mit Datenbanken
- Hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
- Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu bewahren, Fristen einzuhalten und pragmatische Entscheidungen zu treffen
- Eigeninitiative, Aufgeschlossenheit und Kommunikationsgeschick zeichnen Sie aus
- Selbständigkeit und effizientes Zeitmanagement