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Administrativer Koordinator (m/w/d) / Assistenz (m/w/d) in Vollzeit
- Hamburg (Land)
- 10. September 2019
- Ref. FRDJOB2019091010111617
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GFA Consulting Group
Die GFA Consulting Group ist eines der führenden deutschen Beratungsunternehmen im Rahmen der internationalen Entwicklungszusammenarbeit. Unser Kerngeschäft ist die Beratung und das Management von Projekten, die über bi- und multilaterale Fonds finanziert werden. Seit 1982 ist GFA in mehr als 130 Ländern aktiv. Im Laufe der Jahre hat das Unternehmen den Umfang seiner Arbeit, die derzeit zehn strategische Geschäftsfelder umfasst, kontinuierlich erweitert. An unserem Firmensitz in Hamburg-Volksdorf beschäftigen wir derzeit über 300 Mitarbeiter und mehr als 1000 Mitarbeiter im Ausland.
Wir suchen ab sofort einen
Administrativen Koordinator (m/w/d)/ Assistenten (m/w/d) für eine unserer Fachabteilungen in Vollzeit
Der Administrative Koordinator / Assistent (m/w/d) ist der zentrale Ansprechpartner (m/w/d) der Fachabteilung. Die Hauptaufgaben liegen in der Unterstützung unserer Consultants bei der Akquise neuer Projekte sowie bei der Betreuung und Koordination laufender Projekte und der Erledigung anfallender Büroaufgaben.
Job description
I/ Unterstützung bei der Projektakquise
- Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte
- Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen und Experten
- Layoutprüfung/Formatieren und sprachliche Überarbeitung der Angebote
- Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (GIZ, EU, KFW, …) und Abgabefristen
II/ Unterstützung bei der Projektbetreuung (Backoffice)
- Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte
- Ansprechpartner/in für Konsortialpartner und Kurzzeitexperten für administrative Angelegenheiten
- Monitoring des Teamleiters(TL)-Budgets und des Abflusses der Expertentage
- Unterstützung bei der Vorbereitung der Schätzung des Mittelabflusses
- Prüfung von Rechnungen, Timesheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen
III/ Büromanagement (Office Management)
- Organisation von Sitzungen / Veranstaltungen und Terminmanagement
- Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge,…)
- Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume
Qualifications
Fachliche/persönliche Anforderungen:
- Abgeschlossenes Bachelorstudium mit sprachlicher Ausrichtung mit erster Berufserfahrung oder abgeschlossene Berufsausbildung (Fremdsprachenkorrespondenz (m/w/d), Europaassistenz (m/w/d), Europakauffrau (m/w/d), …)
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Sehr gute Kenntnisse in Französisch
- Sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen MS- Office-Produkten (insbes. Word) sowie im Umgang mit Datenbanken
- Erfahrung im Bereich Assistenz/Office Management/Backoffice wünschenswert
- Betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse und / oder Erfahrungen im Bereich von Fördergeldern, Drittmittelverwaltung sind für weitere optionale Aufgaben von Vorteil
- Hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
- Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu bewahren, Fristen einzuhalten und pragmatische Entscheidungen zu treffen
- Aufgeschlossene und kommunikationsstarke Persönlichkeit
Wir bieten
- eine lebendige und kollegiale Unternehmenskultur;
- ein umfangreiches betriebliches und persönliches Weiterbildungsangebot;
- attraktive Zusatzleistungen wie Jobticket, KITA Zuschuss, Förderung von Sport- und Gesundheitsmaßnahmen, flexible Arbeitszeiten;
- ein firmenweites Nachhaltigkeitskonzept;
- Veranstaltungen für und mit Mitarbeitern.
Diese Position ist auf zwei Jahre befristet mit der Option auf Verlängerung.
