https://www.fradeo.com/de/kandidaten/deutsch-franzoesische-stellenangebote/mitarbeiter-in-fur-den-bereich-veranstaltungsmanagement-paris
Institut historique allemand
In der Abteilung Veranstaltungsmanagement suchen wir Ihre Mitarbeit u.a. für die folgenden Aufgaben:
- Beratung des/der federführenden Wissenschaftler/in bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen inkl. Budgetplanung,
- kompetente Ansprechfunktion für unsere Referierenden und Teilnehmenden vor, während und nach einer Veranstaltung (Reiseplanung, Vortragsvorbereitung etc.) sowie im virtuellen Veranstaltungsraum,
- Koordination des Event-Teams bestehend aus fünf Personen in Absprache mit der Abteilungsleitung (u.a. Erstellen der Einsatzpläne und Vorbereitung der monatlichen Teamsitzung),
- Raumvergabe und Festlegen der jeweiligen Saalkonfiguration inkl. Saaltechnik,
- Einholung von Angeboten und Organisation von Hotelunterbringungen und des Caterings,
- Buchung und Einweisung von Dolmetschenden und Tontechniker/innen,
- Prüfung von Rechnungen und Reisekostenerstattungen, Unterstützung der Abrechnung,
- allgemeine Bürotätigkeiten und Ablage.
Wir erwarten
- einschlägige Erfahrung in der Organisation und Umsetzung von wissenschaftlichen Veranstaltungen (in Präsenz und in digitalen Formaten),
- Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten,
- selbstständiger Arbeitsstil, verbunden mit einer strukturierten und sorgfältigen Arbeitsweise sowie in zupackender und lösungsorientierter Art,
- sehr gute Französisch- und gute Deutschkenntnisse,
- Erfahrungen im Bereich Veranstaltungstechnik (inkl. Videokonferenzsysteme),
- Bereitschaft für flexibles Arbeiten (Betreuung von Abendveranstaltungen),
- Erfahrungen im Umgang mit öffentlichen Einrichtungen in einem internationalen Umfeld von Vorteil,
- routinierter Umgang mit MS‐Office Programmen,
- Teamgeist, Flexibilität und Einsatzbereitschaft.
Wir bieten
- eine abwechslungsreiche Tätigkeit im Herzen von Paris,
- teamorientiertes Arbeiten in einem kollegialen Umfeld,
- eine Bezahlung nach dem Vergütungsschema der Deutschen Botschaft Paris für französische Arbeitsverträge (»lokal Beschäftigte«), bei entsprechender Voraussetzung in der Entgeltgruppe M4 (brutto ab 3.174,- Euro monatlich, unter Anwendung des deutsch-französischen Doppelbesteuerungsabkommens: bei deutscher Staatsangehörigkeit Besteuerung in Deutschland), • Zusatzleistungen des Arbeitgebers: Kranken- und Arbeitsunfähigkeitsversicherung, Restaurantschecks.
Der Arbeitsort ist Paris. Das DHIP versteht sich als familienfreundlicher Arbeitgeber.