Deutsch-französische Personalsuche und Stellenanzeigen

Die verschiedenen Vergütungsformen für Personalagenturen: Vor- und Nachteile

Kathrin GRAF
 • 
16. Juli 2018

Sie haben alles versucht: Stellenausschreibung auf den bekanntesten Job-Plattformen, ein Stand auf der Jobmesse Ihrer Region, die Veröffentlichung der Stellenbeschreibung auf der Karriereseite Ihres Unternehmens, Posts in den Social Media... Und dennoch haben Sie immer noch nicht die ideale Person für den offenen Posten in Ihrer Firma gefunden. Die Stelle ist schon länger unbesetzt, die Geschäftszahlen leiden – es wird dringend!

Schließlich entscheiden Sie sich vielleicht ein wenig zögerlich dazu, die Suche nach dem einen seltenen Profil in externe Hände zu geben... Und es drängt sich die Frage auf: Zu welchem Preis?

Es kann schwierig sein, die Tarife verschiedener Personalagenturen oder Headhunter miteinander zu vergleichen. Der eine arbeitet mit einem prozentualen Tarif, jemand anderes bietet einen Festtarif, bei der dritten Personalvermittlungsagentur hängt der Preis von der Leistung des Headhunters ab, bei wiederum einer anderen ist ein Honorarvorschuss fällig usw.

Je besser Sie die Mechanismen und Verpflichtungen verstehen, die mit den verschiedenen Vergütungsformen und -weisen einer HR-Agentur einhergehen, umso sicherer sind Sie imstande, einen vertrauenswürdigen Dienstleister zu wählen, dem Ihre Interessen am Herzen liegen.

Tarife von Personalberatungsagenturen

Der Pauschaltarif

Manche Personalberatungsunternehmen bieten Leistungen, deren Gesamtpreis inklusive Aufwandskosten bereits festgelegt ist. Eine solche Fixsumme richtet sich individuell nach der Komplexität der jeweiligen Personalsuche.

Vorteile des Pauschaltarifs

Nachteil des Pauschaltarifs

Das prozentuale Honorar

Viele Personalberatungsunternehmen basieren ihr Honorar auf einem Prozentanteil des Bruttojahresgehalts der vermittelten Kandidatin bzw. des vermittelten Kandidaten – das schließt auch eventuelle, im Vertrag des oder der neuen Angestellten geregelte Prämien mit ein. Dieser Prozentanteil beträgt in der Regel 15% bis 30% und variiert je nach HR-Agentur und je nach Bedarf, z.B.:

Vorteil eines prozentualen Honorars

Nachteile eines prozentualen Honorars

Weitere Faktoren, die den Schwierigkeitsgrad einer Personalsuche und somit die Kosten beeinflussen

Welche Honorarform und welchen Tarifsatz Sie auch wählen, beides sollte dem Schwierigkeitsgrad der Suche nach kompetenten Profilen Rechnung tragen. Hier haben wir ein paar Schlüsselpunkte für Sie, die Ihnen helfen, den Auftrag an die Personalberatungsfirma einzuschätzen.

Attraktivität der Stelle

Entlohnung

Arbeitsort

Attraktivität des Unternehmens

Aktuelle Marktsituation

Anforderungen an den Kandidaten

Die Vergütungsformen von Personalberatungsagenturen

Hier unterscheidet man zwischen dem Honorarvorschuss (retainer fee) und dem Erfolgshonorar (success fee bzw. contingency).

Der Honorarvorschuss (retainer fee): Mittelpflicht

Insbesondere kleinere Personalvermittlungsunternehmen arbeiten mit einem Honorarvorschuss, dessen Auszahlung im Allgemeinen in drei Etappen zu etwa gleichen Teilen von ca. 33% erfolgt:

  1. Eine Anzahlung ist bei Unterzeichnung der Auftragsvergabe zu leisten.
  2. Eine zweite Zahlung wird bei Vorlegung der Shortlist mit als passend bestätigten Kandidatinnen und Kandidaten getätigt.
  3. Der Restbetrag des Honorars wird bei erfolgreich abgeschlossenem Auftrag zu überweisen. Im Falle des prozentualen Honorars wird dieser Betrag an das mit der eingestellten Person verhandelte Bruttojahresgehalt angepasst.

Vorteile des Honorarvorschusses:

Nachteile des Honorarvorschusses:

Das Erfolgshonorar (success fee oder contingency): Ergebnispflicht

Die Zahlung des Honorars bei erfolgreicher Erfüllung des Auftrags ist nicht mehr nur den großen Personalberatungsagenturen vorbehalten, deren allgemeine Ausrichtung es ihnen erlaubt, auf Masse zu arbeiten und somit bis zum Auftragsabschluss auf ihr Honorar warten zu können. Durch soziale Netzwerke, dabei Job-Plattformen im Speziellen, können auch spezialisierte Recruiting-Agenturen ihr Können bei der Suche nach seltenen Profilen unter Beweis stellen.

Personalberatungsagenturen, die mit einem Erfolgshonorar arbeiten, stehen in der Pflicht, Ergebnisse zu liefern. Der Auftrag muss also bis zum Ende erfüllt, d.h. ein Kandidat oder eine Kandidatin eingestellt worden sein, bevor die HR-Agentur ihre Leistungen als Gesamtsumme in Rechnung stellen kann.

Die Vergütung wird in der Regel per zweimaliger Zahlung übermittelt:

  1. Eine Anzahlung von ca. 1.000€ bis 3.000€, welche die Kosten zum Anschub des Recruiting-Prozesses deckt und gleichzeitig das gegenseitige Engagement besiegelt. Allerdings verlangen nicht alle Personalberatungsfirmen eine Anzahlung.
  2. Das übrige Honorar ist bei erfolgreichem Auftragsabschluss zu zahlen. Bei einem prozentualen Honorar wird der Betrag an das Gehalt angepasst, das mit dem oder der neuen Angestellten verhandelt worden ist.

Der Zeitpunkt des Auftragsabschlusses orientiert sich an einem der folgenden Termine:

Vorteile des Erfolgshonorars

Nachteile des Erfolgshonorars

Die Garantien, die Personalberatungsagenturen Ihnen bieten

Neben einer Mittel- bzw. einer Ergebnisverpflichtung bieten einige Personalvermittlungsfirmen zu ihren Leistungen Garantien, die entweder inklusive oder optional sind. Dabei können Klauseln, Kosten, Dauer sowie Start- und Enddatum verhandelt werden.

Vorstellungsgarantie

Mit der Vergütungsform des Honorarvorschusses verpflichtet sich die Personalagentur, ggf. unter Beweis zu stellen, dass alles getan wurde, um passende Kandidatinnen und Kandidaten ausfindig zu machen, z.B. durch Stellenanzeigen, aktive Kontaktaufnahme zu potentiellen Kandidatinnen und Kandidaten, Suche in Job-Netzwerken und Lebenslaufdatenbanken etc. Eine Erstattung der Anzahlung ist nur dann möglich, wenn das Gegenteil bewiesen werden kann, was sich manchmal aber als schwierig erweist.

Um die unternommenen Anstrengungen ersichtlich zu machen, bieten manche Personalagenturen eine Vorstellungsgarantie. Diese beinhaltet, dass die Personalvermittlungsfirma innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums eine bestimmte Anzahl an Profilen abhängig von den zuvor vereinbarten Anforderungen vorlegen muss. Schafft sie dies nicht, hat das Unternehmen die Möglichkeit der Rückerstattung nach Ablauf des vereinbarten Zeitraums.

Ersatzgarantie

Verschiedene Personalvermittlungsfirmen bieten mindestens bis zum Ende der Probezeit der eingestellten Person die Möglichkeit, die Personalsuche neu aufzunehmen, sollte der Arbeitsvertrag in dieser Zeit beendet werden. Diese Ersatzgarantie gilt normalerweise im Falle einer Entlassung oder einer Kündigung.

Damit sich die Rentabilität der geleisteten Arbeit nicht durch eine kostenlose Wiederholung des gesamten Recruiting-Prozesses verringert, liegt es also im Interesse der Personalvermittlungsagentur, dass es zwischen dem Kunden und dem oder der neuen Angestellten „passt“.

Egal ob inklusive oder optional, der Preis dieser Garantie kann recht teuer werden. Abhängig von Ihrem Vertrauen in die Recruiting-Agentur und der strategischen Bedeutung der Position, ist es an Ihnen, zu entscheiden, ob Ihnen das Risiko einer misslungenen Stellenbesetzung im Vergleich zum Preis geringer erscheint.

Welche Form der Vergütung sollten Sie nun vorziehen?

Ihre Entscheidung sollte gut überlegt sein, da Sie von mehreren Faktoren abhängt: Ihrem Budget, der Dringlichkeit Ihres Personalbedarfs, den Risiken, die Sie einzugehen bereit sind usw.

Personalberatungsagenturen und Headhunter können Ihnen nicht alle ihre Strategien bis ins Detail erläutern. Doch eine seriöse HR-Agentur zeigt sich in Bezug auf ihre Vergütungsformen und den damit verbundenen Mechanismen transparent.

Abgesehen von Tarif und Vergütungsform, sollten Sie daher den Eindruck mit einbeziehen, den Sie insgesamt aus den ersten Kontakten mit einem Personalberater oder einer Personalberaterin gewonnen haben. Daraus ergibt sich, wie viel Vertrauen Sie in seine oder ihre Kompetenzen haben.

Vergessen Sie nicht, dass Sie wochen-, womöglich monatelang mit Ihrer Personalberaterin bzw. Ihrem Personalberater in regem Kontakt stehen. Gleichzeitig bedeutet eine Personalsuche, die sich unnötig in die Länge zieht oder die ganz von vorne begonnen werden muss, zusätzliche Kosten für Ihre Firma.

Darum: Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Wahl!

Kathrin GRAF

Kathrin GRAF

Stellvertretende Geschäftsleiterin

Leipzig, Deutschland

Fradeo