Essenzielle Kriterien, anhand derer Sie die passende deutsch-französische Personalberatungsagentur für Ihre Firma finden

Für viele Unternehmen ist es oft ein Reflex, hauptsächlich die Preise verschiedener Personalberatungsdienstleister zu vergleichen, um sich zu entscheiden, wer sie bei der Personalsuche unterstützen und repräsentieren darf. Nach dem Motto: „Diese Agentur ist am günstigsten. Die nehmen wir.“
Wir raten Ihnen dabei jedoch, neben dem berechtigten Preisvergleich das Angebot einer Personalvermittlungsfirma als Ganzes zu betrachten.

Leider ist der Sektor der Personaldienstleistungsfirmen noch nicht ausreichend reglementiert, so dass die Position vieler Personalvermittlungsunternehmen auf der Seriositätsskala, gelinde gesagt, verbesserungsfähig ist.

Um die Spreu vom Weizen trennen zu können, stellen wir Ihnen Indikatoren für eine seriös arbeitende Agentur vor und geben Ihnen Fragen für die ersten und finalen Beratungsgespräche mit, mit denen Sie die Agentur auf Qualität abklopfen können.

Kriterium 1: Erfahrung in der Personalsuche

Hierbei ist vor allem Erfahrung hinsichtlich Berufsmärkten und Berufsgruppen gemeint. Grundlegende Fragen an die Personalvermittlungsagentur können dabei sein:

• Wie viele Mitarbeiter hat Ihre Agentur?
• Seit wann sind Sie bereits am HR-Markt aktiv?
• In welchen Märkten und Sektoren sind Sie tätig?
• Für welche Berufsgruppen vermitteln Sie hauptsächlich Stellen?
• Sind Sie vor Ort ansässig, z.B. sowohl am deutschen als auch am französischen Arbeitsmarkt?

• Haben Sie Referenzen, die für meinen Such- und Unternehmenskontext von Bedeutung sind?
• Für welches Unternehmen aus unserer Branche waren Sie in jüngerer Vergangenheit tätig?
• Wie hat sich die Suche nach Kandidatinnen und Kandidaten bei einer Ihrer letzten für meinen Themenbereich relevanten Missionen gestaltet, d.h.: War die Suche kompliziert oder eher einfach? Welche Suchkanäle haben Sie genutzt?
• Etc.

Kurzum: Alle Fragen, die Ihnen konkret Aufschluss über das Know-how und die Erfahrung des Dienstleisters in für Sie wesentlichen Bereichen geben, sind von Bedeutung.

Kriterium 2: Das richtige Netzwerk

Wenn Sie unseren Blog und unsere Ratgeber-Videos bereits kennen, ist Ihnen sicher ein wiederkehrendes Thema aufgefallen: Networking.

Darüber Aufschluss gebende Fragen lauten daher z.B.:

• Wie sieht Ihr Kandidatennetzwerk in Bezug auf meinen Unternehmenskontext und die Relevanz für meine Suche aus?
• Welche (weitere) Spezialisierungen haben Sie neben der deutsch-französischen Komponente?

Wir betonen hier, dass das Vorhandensein eines Netzwerks nicht mit einer reinen „Ja oder Nein“-Frage abgetastet werden sollte. Der Kontext spielt in die Qualität und die Relevanz dieses Netzwerks für Ihr Unternehmen mehr als nur ein wenig hinein.

Angenommen, Sie möchten eine Position im Top-Management besetzen. Hierfür werden Sie sich mit einer Agentur, deren Hauptfokus auf mittlerem Management und Fachkräften liegt, nicht maßgeblich vom Fleck bewegen.

Bei der Besetzung einer Stelle für Berufseinsteiger bringen Ihnen die besten Kontakte zu Führungskräften wenig – ein vorhandenes Netzwerk in Hochschulen ist in diesem Fall von größerer Relevanz.

Kriterium 3: Eine transparente Vorgehensweise

Mit Kriterium 1 haben wir bereits angedeutet, wie wichtig ein Tiefenverständnis der Arbeitsweise einer Personalvermittlungsfirma ist, um deren Kompetenz und Seriosität einzuschätzen. Auch hinsichtlich einer simplen Kosteneinschätzung ist es wichtig zu wissen, was die Dienstleistung genau beinhaltet und was Sie für Ihr Geld erwarten dürfen.

• Welche Suchkanäle nutzen Sie?
• Sprechen Sie Kandidatinnen und Kandidaten auch direkt an?
• Wie sieht Ihr Auswahlverfahren aus? Genauer: Führen Sie ein Interview oder mehrere Interviews durch? Welche Kompetenzen oder Referenzen werden überprüft?
• Wie nachvollziehbar ist Ihre Vorgehensweise, d.h. auf welche Weise testen Sie Sprachkenntnisse, technische Fähigkeiten o.ä.?

Zur Vorgehensweise zählt auch die Kommunikationsweise mit Ihnen als Kunde bzw. Kundin. Hier können Sie den Headhunter fragen:

• Wie engmaschig kommunizieren Sie?
• Erhalte ich regelmäßige (wöchentliche/monatliche) Reports, oder höre ich von Ihrer Agentur erst wieder, wenn Sie Kandidatendossiers präsentieren können?
• Erfahre ich, wie es quantitativ und qualitativ um meine Suche steht, z.B. wie viele Bewerbungen tatsächlich eingegangen sind oder Gespräche geführt wurden, oder erhalte ich lediglich die Kandidatendossiers?

Kriterium 4: Der Zeitfaktor

Einer der Gründe, aus denen viele Firmen Personalagenturen beauftragen, ist die Dringlichkeit, mit der eine Stelle zu besetzen ist. Sie dürfen daher gerne genauer nachhaken:

• Wann kann ich mit den ersten Bewerbungsdossiers rechnen?
• Wie viele Dossiers kann ich in etwa erwarten?
• Wie realistisch ist es, dass meine Suche in xy Wochen/Monaten erfolgreich abgeschlossen werden kann?

Wichtig: Die Antworten auf diese Fragen hängen stark vom Schwierigkeitsgrad Ihrer Personalsuche ab.

Kriterium 5: Allgemeine und detaillierte Konditionen

Die Kostenfrage ist für Sie selbstredend kein unwesentlicher Aspekt, darum dürfen Sie sich nicht scheuen, ins Detail zu gehen. Tarife, Honorarmodelle und Zahlungsmodalitäten können ein Dschungel sein, durch den Sie oft nur gelangen, wenn Sie den Headhunter nach dem Weg fragen.

• Welche Tarif- und Honorarmodelle haben Sie? Oder genauer: Basiert Ihre Entlohnung prozentual auf dem Jahresgehalt der zu besetzenden Stelle oder handelt es sich um ein Pauschalhonorar?
• Wie sehen Ihre Zahlungsmodalitäten aus? Genauer: Arbeiten Sie mit der Drittelregelung einer retainer fee oder wird bei Auftragsabschluss eine success fee gezahlt?
• Wie hoch ist das Honorar?
• Was fließt in die Berechnung des Honorars mit ein?

• Fragen für einen Sonderfall, der unwahrscheinlich wirkt, jedoch durchaus vorkommen kann: Was besagen die AGBs im Falle, dass ich einen Kandidaten oder eine Kandidatin zu einem späteren Zeitpunkt einstellen möchte? Ist hier ein Vermittlungshonorar fällig? Falls ja, in welcher Höhe?
• Gibt es weitere Regelungen für andere Sonderfälle?

Kriterium 6: Mögliche Garantien

Als Spezialkategorie der Konditionen seien Garantien im Besonderen genannt. Ganz allgemein können Sie fragen:

• Bietet die Personalagentur eine oder auch mehrere Garantien an?
• Was ist eine Vorstellungsgarantie?
• Gibt es eine Geld-zurück-Garantie?
• Gibt es eine Nachbesetzungsgarantie?
• Ist eine der Garantien an Zusatzkosten gebunden oder zeitlich befristet?

Bonus-Kriterium: Die zwischenmenschliche Komponente

Neben all den genannten, eher faktenbasierten Kriterien sollten Sie diesen Aspekt nicht vernachlässigen.

Hierzu vorab ein Tipp: Oftmals ist Ihre erste Kontaktperson eher für Vertrieb und Koordination bzw. Kundenpflege zuständig. Mit dieser Person werden Sie vor allem zu Beginn und nach Abschluss der Personalsuche zu tun haben, was höchstens 20% der gesamten Kommunikation mit der Personalagentur ausmacht. Da Sie jedoch die meiste Zeit mit dem Recruiter oder der Recruiterin als Ihre zentrale Ansprechperson während des gesamten Suchzeitraums zu tun haben werden, ist es sinnvoll, vor allem mit dieser ein kurzes Gespräch zu führen. So können Sie nicht nur die Diskurskohärenz des oder der Vertriebsverantwortlichen hinsichtlich z.B. der Vorgehensweise auf den Prüfstand stellen, sondern vor allem für sich feststellen:

• Ist diese Person vertrauenswürdig, seriös, professionell?
• Passt die Persönlichkeit meiner Ansprechperson zu unserem Unternehmen, zu mir und/oder zu den anderen mit dem Personalprojekt betrauten Personen?
• Kann ich mir vorstellen, über mehrere Wochen hinweg mit dieser Person und diesem Dienstleister zusammenzuarbeiten?

Kurzum: Stimmt die Chemie? und Habe ich Lust, mit dieser Person zusammenzuarbeiten?

Unterschätzen Sie nicht die Wichtigkeit Ihres Bauchgefühls und gegenseitiger Sympathien im Kontext eines mittelfristigen Projekts. Wenn Sie ein gutes Gefühl haben, können Sie dem Recruiter oder der Recruiterin leichter vertrauen. Vertrauen ist wiederum die Basis für offene und problemlose Kommunikation darüber, was Sie wollen und wen Sie suchen. So schaffen Sie eine gute Startposition für den Headhunter, erleichtern die Suche – und sichern letztlich den Erfolg Ihres Personalprojekts.

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