https://www.fradeo.com/de/kandidaten/deutsch-franzoesische-stellenangebote/administrativer-koordinator-m-w-d-assistent-m-w-d-fuer-eine-unserer-abteilungen
GFA Consulting Group
Die Administrativen Koordinatoren (AKs) sind der zentrale Ansprechpartner der Fachabteilungen. DieHauptaufgaben liegen in der Unterstützung unserer Consultants bei der Akquise neuer Projekte sowie bei der Betreuung und Koordination laufender Projekte und der Erledigung anfallender Büroaufgaben.
Ihre Aufgaben:
- Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte
- Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen und Experten
- Layoutprüfung/Formatieren und teilweise sprachliche Überarbeitung der Angebote
- Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (v.a. GIZ, EU) und Abgabefristen
- Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte
- Ansprechpartner/in für Konsortialpartner und Experten für administrative Angelegenheiten
- Prüfung von Rechnungen, Timesheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen
- Organisation von Sitzungen / Veranstaltungen und Terminmanagement
- Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge,…)
- Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume
- Layout-Prüfung und Formatierung von Texten
- Sprachliche Prüfung von Texten
Fachliche/persönliche Anforderungen:
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (Bürokauffrau, Fremdsprachenkorrespondenz, Europaassistenz …) oder Bachelorstudium mit erster relevanter Berufserfahrung
- Sehr gute Französisch- und Englischkenntnisse, sowie gute Deutschkenntnisse
- Sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen MS- Office-Produkten (insbes. Word) sowie im Umgang mit Datenbanken
- Hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
- Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu bewahren, Fristen einzuhalten und pragmatische Entscheidungen zu treffen
- Eigeninitiative, Aufgeschlossenheit und Kommunikationsgeschick zeichnen Sie aus
- Selbständigkeit und effizientes Zeitmanagement
- eine lebendige und kollegiale Unternehmenskultur
- ein umfangreiches betriebliches und persönliches Weiterbildungsangebot
- attraktive Zusatzleistungen (Zuschuss zum ÖPNV Ticket, KITA Zuschuss, Förderung von Sport- und Gesundheitsmaßnahmen, etc.)
- ein firmenweites Nachhaltigkeitskonzept
- Nähere Informationen hierzu finden Sie auf unserer Webseite: www.gfa-group.de.