Assistant(e) Technique et Administratif(ve) – Bureautique & Téléphonie H/F

OPTIMA GROUPE

FICHE DE POSTE

Intitulé du poste

Assistant(e) Technique et Administratif(ve) – Bureautique & Téléphonie H/F

Département

Service Client / Operations

Rattachement hiérarchique

Direction Générale

Localisation

Monaco — Principauté de Monaco

Type de contrat

CDI

Statut

Employé(e)

MISSIONS PRINCIPALES

Le/la Assistant(e) Technique et Administratif(ve) – Bureautique & Téléphonie H/F assure la coordination opérationnelle et administrative du service client d'Optima Groupe.

Interface centrale entre les clients, les techniciens et les fournisseurs, il/elle garantit la qualité et la réactivité des interventions dans les domaines de la bureautique, de la téléphonie et de l'informatique.

COORDINATEUR DES APPELS & PLANIFICATION

• Gérer les appels entrants et sortants du service client
• Planifier et optimiser les agendas des techniciens (interventions, livraisons, installations)
• Acheminer efficacement les appels vers les interlocuteurs appropriés
• Mettre en place et maintenir les outils de gestion des flux d'appels (files d'attente, messages d'accueil, menus interactifs)
• Réduire les temps d'attente et assurer la continuité du service

SUIVI DES INTERVENTIONS & PERFORMANCE

• Surveiller les indicateurs clés : temps de réponse, durée des interventions, taux de résolution, satisfaction client
• Utiliser l'outil KPAX pour le monitoring à distance du parc d'impression des clients (relevés de compteurs, alertes niveaux toner, statistiques d'utilisation)
• Gérer et traiter les tickets d'intervention via l'ERP-CRM ARTIS (ouverture, suivi, clôture, historique client)
• Assurer le suivi des techniciens terrain et la clôture des dossiers d'intervention dans ARTIS
• Identifier les dysfonctionnements et proposer des mesures correctives
• Alimenter et maintenir à jour les tableaux de bord et rapports de performance

GESTION OPÉRATIONNELLE

• Gérer les commandes de consommables (toners, cartouches, fournitures)
• Assurer le suivi et la gestion des stocks
• Être l'interface avec les transporteurs pour les livraisons et enlèvements
• Contribuer à la facturation et au suivi des devis
• Assurer la communication avec les clients et les fournisseurs (écrite et téléphonique)
• Gérer la communication interne entre les différents services du Groupe

RÉSOLUTION DES PROBLÈMES & AMÉLIORATION CONTINUE

• Prendre en charge les situations complexes et les escalades clients
• Collaborer avec l'ensemble des collaborateurs du Groupe Optima pour apporter des solutions adaptées
• Analyser les retours clients et les données d'appels pour identifier les axes d'amélioration
• Proposer des initiatives visant à améliorer l'efficacité opérationnelle et la satisfaction client

PROFIL RECHERCHÉ

Formation & expérience

• Bac +2 minimum (BTS Services informatiques, Gestion PME, ou équivalent)
• Expérience de 2 ans minimum dans un poste similaire (service client, coordination, ADV)
• Une expérience dans le secteur bureautique / IT est un atout

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Office 365, ERP/CRM)
• Maîtrise des outils bureautiques (Office 365, messagerie, outils collaboratifs)
• Maîtrise de l'ERP-CRM ARTIS (gestion des tickets, contrats, interventions, historique client) — formation assurée
• Utilisation de KPAX pour le monitoring du parc d'impression (compteurs, alertes toner, reporting) — formation assurée
• Bonne compréhension de l'environnement IT / bureautique

Qualités personnelles

• Excellente organisation et gestion des priorités
• Sens aigu du service client et de la communication
• Rigueur, autonomie et réactivité
• Esprit d'équipe et capacité à travailler en mode multiflux
• Calme et efficacité en situation de pression

Type d'emploi : CDI

Rémunération : 30 000,00€ à 40 000,00€ par an

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien
• Véhicule de fonction

Lieu du poste : En présentiel