Mitarbeiter:in Office Management/Controlling (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit (30-36 Stunden)

Einleitung

Wir sind ein selbstverwalteter AIF (Alternative Investment Fund) mit Sitz in Luxemburg und investieren in europäische Büroimmobilien. Wir gehören zur DEVK-Versicherungsgruppe in Deutschland und verantworten sämtliche administrativen, finanziellen und regulatorischen Prozesse intern. Zur Verstärkung unseres kleinen Teams in Luxemburg suchen wir eine engagierte Unterstützung.

Ihre Aufgaben

Controllingaufgaben

• Prüfung, Kontierung und Freigabe der Eingangsrechnungen im Rechnungsfreigabeprogramm
• Mitarbeit bei der Erstellung der Fonds Jahresabschlüsse nach Lux GAAP
• Unterstützung bei der HGB-konformen Erstellung und Pflege der Anlagenspiegel für Immobilien und Sachanlagen im Rahmen der jährlichen Konzernabschlusserstellung (DEVK)

Office Management & Organisation

• Selbstverantwortliche Erledigung administrativer Aufgaben im Tagesgeschäft eines AIFs zur Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs
• Bearbeitung von Posteingang und -ausgang, Verantwortung für physische und digitale Ablagestrukturen
• Erstellung und Versand diverser Reportings zur Budgetüberwachung im Fondsbüro
• Selbständige Terminplanung und -überwachung sowie Vorbereitung, Begleitung und Nachbearbeitung von Gremiensitzungen der Fonds 

Regulatorisches Reporting & Compliance

• Vorbereitung und Mitwirkung bei regulatorischen Meldungen an CSSF und BCL sowie Unterstützung bei den aufsichtsrechtlichen Berichtsanforderungen
• Enge Zusammenarbeit mit dem RC (Responsable du Contrôle) im Bereich AML/CTF
• Weiterentwicklung interner Kontrollprozesse und operativer Abläufe
• Interne Abstimmung mit den Ansprechpartnern der DEVK-Versicherungsgruppe
• Steuerung und enge Zusammenarbeit mit den externen Dienstleistern (Asset Manager, Fondsadministrator etc.) und Wirtschaftsprüfer

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich der Betriebswirtschaft oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung, idealerweise im Fonds-, Immobilien- oder Finanzumfeld (z.B. Zentralverwaltungsstellen)
• Buchhaltungskenntnisse sind von Vorteil
• Erfahrung und Interesse an regulatorischem Reporting im luxemburgischen Umfeld (CSSF/BCL)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, Französischkenntnisse sind vorteilhaft
• Freude an der Zusammenarbeit mit Personen auf unterschiedlichen Hierarchieebenen
• Strukturierte, eigenverantwortliche und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationsstärke und Hands-on-Mentalität

Wir bieten

• Abwechslungsreiche Aufgaben mit vielen Gestaltungsmöglichkeiten sowie aktiven Mitwirkung am weiteren Aufbau unseren Fondsbüro
• Attraktive, marktgerechte Vergütung, die sich an Qualifikation, Berufserfahrung und Verantwortungsbereich orientiert
• Flexible Arbeitszeiten und Teilzeit möglich
• Parkplatz oder Bahnticket
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Langfristige Perspektive in einem stabilen, wachsenden Umfeld

Weitere Informationen

DRED SICAV-FIS

31-33 rue de Hollerich L-1741

Luxembourg